5 أخطاء إدارية قد تكلفك غاليا
يدفع الموظفون الثمن غاليا إن هم ارتكبوا خمسة أخطاء إدارية في العمل. هذه الأخطاء، بعضها ينتهي بالتصالح أو بالاعتذار، وبعضها الآخر تضطر بسببه إدارة شئون الموظفين إلى توجيه 'إنذار' أو 'لفت نظر' إلى مرتكبيها، غير أن بعض الأخطاء يؤدي إلى تشكيل لجنة تحقيق داخلية وقد يحول الأمر إلى النيابة العامة لتفصل فيه إحدى المحاكم القانونية، وهذه معضلة كبرى في التاريخ الوظيفي للمدير أو الموظف، ولا تحبذ الشركات، عادة، اللجوء إلى المحاكم حفاظا على سمعتها في السوق. ومن هذه الأخطاء ما يلي:
-1 الاختلاس
أخبرني مدير تنفيذي في شركة تجزئة كبرى في الشرق الأوسط أنه تم تحويل موظف إلى لجنة تحقيق بعد اكتشاف أنه اختلس ما مقداره دولاران أميركيان شهريا على مدى شهرين متتابعين. ولما استغربت من سبب تشكيل لجنة تحقيق لمبلغ كهذا فأجاب المدير بأن تجارب الشركة أثبتت أن من لا يتورع عن اختلاس مبلغ صغير لن يتورع عن اختلاس مبلغ أكبر، وصدق حدس اللجنة فاكتشفت أن الموظف المتهم كان يسرق بالفعل مبالغ قليلة على مدى العامين الماضيين من دون أن يشعر به أحد. وفي أحد البنوك العربية أيضا أقدمت موظفة على تحويل فلسات أو سنتات من رصيد موظف عجوز كان يأتي إلى الفرع، وفي كل عملية تحول إلى حسابها مبالغ لا يمكن أن ينتبه إليها العميل، ثم فصلت الموظف بعد تشكيل لجنة تحقيق. المقصود من هاتين القصتين أن الاختلاس أمر في غاية الخطورة فمن يحوم حول الشبهات قد يقع يوما فيها. وفي الحديث النبوي الجميل: 'إن الحلال بين والحرام بين، وبينهما أمور مشتبهات لا يعلمهن كثير من الناس، فمن اتقى الشبهات فقد استبرأ لدينه وعرضه، ومن وقع في الشبهات فقد وقع في الحرام، كالراعي يرعى حول الحمى يوشك أن يرتع فيه...' رواه البخاري ومسلم.
-2 التطاول على المدير
هناك من يفقد أعصابه في العمل فيبدأ بالتطاول على مديره وربما يلجأ إلى إهانته بطرق غير أخلاقية، كأن يرمي الأوراق في وجهه أو أن يولي مدبرا وهو يلوح بيده بطريقة استهجانية مهينة للمدير، وربما يتمادى فيشتم مديره أو يسبه.
دور المدير - في هذه الحالات المتشنجة - التهدئة قدر الإمكان حتى لا ينجر الموظف إلى سلوك تصعيدي آخر غير المقبول. وقد سمع البعض منا، للأسف الشديد، عن حالات تعمد المدير أن 'ينرفز' موظف ما حتى يخرج عن طوره ويدفعه لارتكاب خطأ جسيم يستحق عليه أقصى عقوبة ممكنة. ولا بد أن يعي المدير أن الموظفين بشر إن هم فقدوا أعصابهم لا يمكن أن يتنبأ أحد بحدود ردود أفعالهم، ذلك أن الغضبان لا يثمن ولا يدرك حجم تصرفاته، لأنه شبه غائب عن الوعي، فيدفع ثمن سلوكه غاليا، والأمر نفسه ينطبق على المدير الذي سوف يشوه سمعته أو يقلل من هيبته ووقاره في الإدارة إذا ما هو انجرف إلى هذا النوع من التصادم مع أحد مرؤوسيه. ولذا كان من الأجدر أن يهدئ المدير من الأجواء المشحونة بإقفال الباب مثلا أو التزام التبسم وأصول اللباقة وعدم معارضة الموظف الذي ثارت ثائرته حتى يهدأ وذلك من خلال حسن الإصغاء إليه كي يفرغ كل ما في جعبته. أما الموظف فيتعين عليه أن يتحاشى الدخول على مديره وهو في أوج غضبه، إذا يفضل تأجيل الموضوع إلى وقت لاحق ريثما يهدأ ويستعيد توازنه.
-3 التصريح للصحافة
التسرع بالإدلاء بتصريح صحافي قد يدفع الموظف ثمنه غاليا. فما أكثر ما تنقلب الوزارة أو الشركة رأسا على عقب لمجرد تصريح صحافي تطوع أحد الموظفين، وبحسن نية، الإدلاء به إلى أحد الصحافيين. فقد ينهال عليه سيل من الاتصالات الهاتفية من مكتب الوزير أو الوكيل أو المدير العام، خاصة إذا ما كان التصريح يمس توجه المؤسسة أو استراتيجيتها أو علاقاتها مع المؤسسات الحكومية (كالبرلمان أو ديوان المحاسبة مثلا)، وقد يؤثر هذا التصريح على علاقة الشركة، مثلا، مع منافسيها أو مع سوق الأوراق المالية (البورصة) الذي توجب قراراته - في بعض الحالات- ضرورة الالتزام بإرسال تصاريح صحفية 'رسمية' إليه قبل نشرها بالصحف، حتى لا توقف الشركة عن التداول، وهو ما نشاهده على مدار العام، حتى تنفي أو تؤكد الخبر الذي انفردت به الصحيفة من 'مصادرها المطلعة'.
بشكل عام، نحن مع حرية الرأي ولكن في العمل الإداري هناك صلاحيات واضحة يتوجب على الموظفين الالتزام بها، ولو حاول كل موظف أن يضرب باللوائح الإدارية عرض الحائط سوف تدب الفوضى في مؤسساتنا ويدفع الجميع تداعيات ذلك. وفي حال عدم إشارة اللائحة الداخلية إلى صلاحيات محددة كالتصاريح الصحافية، فلا بد وأن يعود المدير أو الموظف إلى العرف المتبع، أو أن يستشير أهل الرأي والخبرة في المنظمة قبل أن يورط نفسه وزملاءه في تصريح صحافي متسرع وغير مدروس.
-4 الإمضاء من دون صلاحية
بعض الموظفين، وخصوصا الجدد منهم، قد يتسرعون بإمضاء رسالة معينة من دون الحصول على الصلاحيات اللازمة لذلك فيقعون في خطأ إداري أو قانوني مع جهات خارجية أو أطراف داخلية. وقد تضطر الإدارة العليا إلى اللجوء إلى لائحة الجزاءات لمعاقبة الموظف على فعلته، بحسب التدرج العقابي المذكور فيها، كأن يوجه إليه كتابيا 'إنذار' أو 'لفت نظر'، وللأسف الشديد، فإن نسخة من هذه الجزاءات عادة ما تحفظ في ملف الموظف، وهو أمر لا يتمناه أحد في حياته الوظيفية، لأنه قد يعيق الترقية أو الزيادة المتوقعة في الراتب وغيرها من مكافآت.
-5 تعيين مدير غير كفؤ
أسوأ ما يمكن أن ترتكبه الإدارة العليا هو تعين مدير غير كفؤ في الإدارة. ومن عيوب تعيين مدير 'لا يعرف رأسه من كرياسه' بحسب المثل الشعبي، أنه يخلق مشاكل إدارية. فقد يتخذ قرارات انفرادية أو أن يعارض توجهات الموظفين الحالين الذين يعرفون خبايا الإدارة فيقع في المحظور بتخبطه الإداري.
والأسوأ أيضا أن تنخدع الإدارة العليا في السيرة الذاتية البراقة للمدير الجديد أو أن تستجيب لضغوطات سياسية أو أن تلين أمام الواسطة فتوظف المدير ثم يكتشف أمر المرؤوسين عندما يجدون أنه من النوع الصدامي أو من أصحاب اختلاق المشكلات من العدم، أو أنه يفتقر إلى الحد الأدنى من أصول التواصل مع الآخرين، فتبدأ الكفاءات أو قدامى الموظفين في التسرب من الإدارة وهو أمر ليس في مصلحة الإدارة ولا العاملين فيها.
ليس أحد بمنأى عن ارتكاب الأخطاء الإدارية، وخاصة 'الصغائر' منها، أما الأخطاء باهظة الثمن فهي بمنزلة 'الكبائر' في العمل والتي يتوقع من العاملين 'تجنبها'، وتجنب الشيء يعني الحذر من الاقتراب منه. ودور المدير المثالي أن ينبه الموظفين، بين الفينة والأخرى، إلى خطورة ارتكاب هذه الكبائر الإدارية... التي لا تغتفر أحيانا.
مواقع النشر (المفضلة)